Per RSA, case di riposo e centri diurni
VilleoCare per RSA, case di riposo e centri diurni
Una bacheca per gli operatori, attività di gruppo pronte da usare, la mensa con le preferenze di ogni ospite e un feed che tiene informate le famiglie. Tutto dentro il browser di un tablet.
- Gli operatori aprono una pagina sola, non un gestionale da imparare
- Le famiglie sanno com’è andata la giornata senza telefonare in reception
- Funziona sui tablet che avete già: non c’è niente da installare
Esempio di bacheca del giorno
- 08:30 Cambio turno
- 10:00 Movimento in sala
- 12:00 Pranzo
- 15:30 Tombola
- 17:00 Due foto sul feed
- 20:00 Consegne per la notte
Il punto di partenza
In una struttura la giornata è già piena. L’animatrice prepara la tombola del pomeriggio, in cucina serve sapere chi non mangia maiale e chi il pesce non lo tocca, al cambio turno ci sono dieci cose da dirsi in tre minuti. Alle sei suona il telefono: è la figlia della signora del 12 che chiede come è andata oggi.
Nessuna di queste cose, presa da sola, è complicata. Il problema è che sono tante e stanno in posti diversi: un quaderno in sala, un foglio di calcolo in ufficio, un gruppo di messaggi fra colleghi, la lavagna in corridoio. Quando manca una persona, quello che sapeva lei manca insieme a lei.
VilleoCare raccoglie questa parte della giornata in un posto solo, con un’interfaccia che un operatore impara in un turno. Si occupa di attività, tavola, consegne organizzative e comunicazione con le famiglie. Non tocca la parte sanitaria: quella resta negli strumenti che usate già e nelle mani di chi ha il titolo per occuparsene.
Cosa contiene il modulo per le strutture
Sei cose che gli operatori usano ogni giorno, sullo stesso tablet.
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La bacheca degli operatori
Chi entra in turno apre una pagina sola: le attività previste, chi partecipa, cosa è già stato fatto e le note lasciate da chi c’era prima. Niente ricerca fra quaderni e chat.
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Attività di gruppo pronte
Si sceglie l’attività, si spuntano i partecipanti, si parte. Giochi di memoria, quiz, canzoni, carte italiane. Il tablet si collega al televisore della sala e tutti vedono lo stesso schermo.
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Tombola digitale
I numeri escono sullo schermo grande e una voce li annuncia. Chi fatica a vedere segue l’audio, chi fatica a sentire legge le cifre. Le cartelle restano a caratteri larghi.
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Mensa e preferenze
Ogni ospite ha la sua scheda: cosa non mangia, cosa gli piace, le abitudini culturali e religiose, il tavolo dove si siede volentieri. In cucina si stampa l’elenco del giorno.
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Note vocali di turno
Al cambio turno si parla invece di scrivere. Trenta secondi di voce restano legati alla giornata dell’ospite: «oggi preferisce restare in camera», «domani il figlio arriva alle tre».
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Il feed per le famiglie
Una foto della gita, due righe sull’attività del pomeriggio, un messaggio vocale. I familiari lo aprono da un link, senza registrarsi e senza scaricare niente.
Una giornata, passo per passo
Non è un elenco di funzioni: è come si incastrano fra loro nel turno di chi lavora.
- 08:30
Cambio turno
Chi arriva apre la bacheca e ascolta le note vocali lasciate la sera prima. Tre minuti invece di dieci, e non si perde niente per strada.
- 10:00
Movimento in sala
Parte una scheda di esercizi da seduti sul televisore. Braccia, spalle, respirazione: l’operatore segue il video insieme al gruppo.
- 12:00
Pranzo
In cucina l’elenco del giorno riporta le preferenze tavolo per tavolo. Chi serve sa già chi vuole il secondo senza sugo e chi non mangia maiale.
- 15:30
Tombola
Numeri sullo schermo, voce che li annuncia, cartelle grandi. L’animatrice segue la sala invece di gestire il sacchetto e il tabellone.
- 17:00
Due foto sul feed
Una riga sull’attività del pomeriggio e la foto di gruppo. Alle sei i familiari hanno già letto, e il telefono della reception squilla meno.
- 20:00
Consegne per la notte
Le note vocali del turno restano dove servono: attaccate alla giornata dell’ospite, non su un foglio che si perde.
Se gestite un centro diurno
Il centro diurno ha un ritmo diverso. Le persone arrivano la mattina e la sera tornano a casa, e metà del lavoro è organizzare chi viene, quando e con quale mezzo. Le famiglie fanno parte dell’ingranaggio ogni giorno, non solo alla visita della domenica.
Per questo il modulo aggiunge due cose che in una residenza servono meno e qui servono sempre: un calendario visibile anche da fuori e la richiesta di trasporto che arriva direttamente da chi ne ha bisogno.
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📅 Calendario delle attività
La settimana si legge a colpo d’occhio, in sede e da casa. I familiari sanno che martedì c’è il coro e giovedì il gruppo di movimento, e possono dirlo al padre la sera prima. Chi coordina cambia una voce e la vedono tutti.
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🚐 Prenotazione del trasporto
Chi ha bisogno del pulmino lo chiede dal portale familiare, con qualche giorno di anticipo. Chi organizza i giri apre un elenco aggiornato invece di rincorrere sei telefonate fra le otto e le nove.
Quello che trovano gli ospiti
Il modulo per le strutture sta sopra la stessa app che una persona anziana userebbe a casa propria. Chi ha il tablet in camera, o chi si siede al tavolo in sala con l’animatrice, trova le stesse cose:
- Carte italiane: briscola, scopa, scala 40, tressette, burraco e ramino, da soli o in gruppo
- Musica e ricordi: le canzoni italiane dagli anni Cinquanta agli Ottanta e 92 fatti del Novecento su cui aprire una conversazione
- Il diario dei ricordi, che si racconta a voce e diventa un Libro della Vita da stampare
- Videochiamate, messaggi vocali e foto con figli e nipoti, anche dalla poltrona della sala
Le scritte si ingrandiscono fino a 48 pixel, i tasti restano larghi almeno un polpastrello e ogni schermata si fa leggere ad alta voce. Il contrasto alto e il tema scuro servono a chi ha problemi di vista e a chi passa la sera in una stanza poco illuminata. Qui c’è il dettaglio di come funziona l’app.
Ruoli, permessi e dati
In una struttura non tutti devono vedere tutto, e chi coordina deve poter dimostrare chi ha visto cosa. È il primo argomento che esce in una riunione di direzione, quindi lo mettiamo prima delle funzioni simpatiche.
- Ruoli distinti: direzione, coordinamento, operatori di nucleo, animazione. Ognuno vede quello che gli serve e nient’altro.
- Permessi che si assegnano per singola persona, non solo per categoria: si aprono e si chiudono in qualsiasi momento.
- Registro degli accessi e delle modifiche, consultabile da chi coordina.
- Export e cancellazione dei dati di un ospite su richiesta, come prevede il GDPR.
- Prima dell’attivazione mettiamo per iscritto la nomina a responsabile del trattamento, l’elenco dei dati trattati e i tempi di conservazione.
I familiari, dal loro link, vedono soltanto quello che riguarda il proprio parente e il feed della struttura. Non vedono gli altri ospiti, non vedono le note interne di turno e non entrano in nessuna area riservata al personale.
Quello che VilleoCare non fa
Preferiamo dirlo prima della firma, non dopo. Un prodotto che promette tutto, in questo settore, di solito mantiene poco.
- Non è un dispositivo medico e non è un software gestionale sanitario: non tiene la cartella dell’ospite, non registra parametri, non entra nelle scelte del medico.
- Non gestisce la somministrazione dei farmaci in struttura. Il promemoria con la sveglia è pensato per chi vive a casa propria o frequenta il centro diurno, non per il carrello del reparto.
- Non sostituisce la presenza del personale. L’avviso per i movimenti bruschi è un segnale in più su un dispositivo, non un sistema di sorveglianza.
- Non fa valutazioni di alcun tipo sugli ospiti. I giochi di memoria sono passatempo e allenamento mentale: restano intrattenimento, e come tale vanno letti.
- Non promette risultati sulla salute. Promette una giornata più piena, una tavola che rispetta le abitudini di ognuno e famiglie informate.
Come si parte
Quattro passaggi, senza impegni lunghi e senza migrazioni di dati da fare in una notte.
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Una chiamata di mezz’ora
Ci raccontate come è fatta la struttura: quanti nuclei, quanti ospiti, che dispositivi avete già. Vi mostriamo il modulo dal vivo e vi diciamo subito se non fa al caso vostro.
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Prova su un nucleo
Si parte da un reparto o da un gruppo di animazione, non da tutta la casa. Carichiamo insieme gli ospiti, le preferenze di mensa e i contatti dei familiari.
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Mezza giornata con gli operatori
Formazione sul posto o in videochiamata, con chi userà davvero il tablet. Il modulo è pensato per essere imparato in un turno, non in un corso.
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Estensione e accessi per le famiglie
Se funziona si estende agli altri nuclei e si aprono i link per i familiari. Se non funziona ce lo dite e vi ascoltiamo, perché il modulo cresce così.
Domande delle strutture
Serve installare qualcosa sui nostri computer?
No. VilleoCare si apre dal browser di un tablet, di un telefono o di un computer. Non c’è niente da installare sui vostri sistemi e non serve un intervento del vostro fornitore informatico.
Se volete, si aggiunge alla schermata iniziale del tablet e si comporta come un’applicazione normale, con la sua icona.
Possiamo usare i tablet che abbiamo già?
Sì, se hanno un browser aggiornato e si collegano alla rete. Vanno bene anche gli schermi grandi della sala comune: il tablet si collega al televisore e tutta la sala segue la stessa attività.
VilleoCare sostituisce il nostro gestionale sanitario?
No, e non è quello che vuole fare. VilleoCare non è un dispositivo medico e non tiene documentazione sanitaria.
Si occupa della giornata degli ospiti: attività, tavola, note organizzative di turno, comunicazione con le famiglie. Tutto quello che riguarda la salute resta nei vostri strumenti e nelle mani di chi ha il titolo per occuparsene.
Gli operatori devono imparare un programma nuovo?
La bacheca è una pagina sola con tasti grandi. Chi entra in turno vede le attività, i partecipanti e le note vocali di chi c’era prima: non ci sono menu annidati né campi obbligatori da riempire.
La formazione dura mezza giornata e la facciamo con le persone che useranno davvero il tablet, non solo con la direzione.
Come funziona l’accesso per i familiari?
Ricevono un link personale al portale familiare. Non devono registrarsi, non devono ricordare una password e non devono scaricare nulla.
Da lì leggono il feed della struttura, vedono le foto delle attività, mandano un messaggio vocale e prenotano il trasporto se siete un centro diurno. Il link si revoca in qualsiasi momento dalla gestione accessi.
Chi vede i dati degli ospiti?
Solo chi lavora nella struttura, con i permessi che assegnate voi. I ruoli sono distinti (direzione, coordinamento, operatori, animazione) e i permessi si possono stringere sulla singola persona.
Ogni accesso e ogni modifica restano in un registro consultabile. Prima di partire mettiamo per iscritto la nomina a responsabile del trattamento e i tempi di conservazione.
Abbiamo ospiti che non parlano italiano. È un problema?
L’interfaccia esiste in italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo, e la lingua si cambia per singolo profilo. Vale anche per il personale e per i familiari che vivono all’estero.
Nella scheda della mensa si annotano le abitudini culturali e religiose di ogni ospite, così chi cucina e chi serve le ha sempre davanti.
Quanto costa per una struttura?
Il modulo per le strutture si attiva a livello di sede e il prezzo dipende da quanti ospiti e quanti nuclei coinvolgete. Non c’è un listino a scatola chiusa: sentiamo prima come lavorate.
Scriveteci e vi diamo una cifra chiara, con quello che è compreso e quello che non lo è.
Vediamo insieme se fa al caso vostro
Mezz’ora in videochiamata: ci raccontate come lavorate, vi mostriamo il modulo dal vivo e vi diciamo con franchezza se serve alla vostra struttura o no.
Rispondiamo noi, di persona, entro un giorno lavorativo.